Gestão

Escrever bem faz bem à carreira e aos negócios


Cada vez mais indispensável na vida pessoal, a habilidade da escrita se tornou fator decisivo também no mundo corporativo


  Por Inês Godinho 07 de Setembro de 2015 às 05:00

  | Jornalista especialista em sustentabilidade e gestão, a editora atuou no Estadão, na Editora Abril e na Folha de S. Paulo


No ambiente de trabalho, a capacidade de escrever bem podia ser uma opção até alguns anos atrás, dependendo da área. Não mais. Se alguém tinha a esperança de que chegaria um tempo em que a palavra escrita seria abolida, o mundo seguiu caminho inverso.

Quanto mais nossas tecnologias avançam, mais exigem a habilidade de redigir. Vivemos em um mundo tecnológico baseado na escrita. E esta realidade se tornou crucial para os empreendedores. 

ARLETE SALVADOR: "NUNCA ESCREVEMOS TANTO QUANTO NA ERA DE INTERNET"

“A internet mudou a maneira como trabalhamos e fazemos negócios”, afirma a jornalista Arlete Salvador. Atenta às dificuldades e sofrimento de muita gente na hora de sentar e redigir até um simples bilhete, ela vem se dedicando a amenizar esta tarefa com conselhos simples e práticos em uma série de livros.

No recém-lançado, Para Escrever Bem no Trabalho – Do WhatsApp ao Relatório (Editora Contexto) voltou-se para o mundo corporativo e de negócios, no qual a habilidade de escrever passou a valer ouro. Para subordinados e chefes.

O LIVRO: DICAS PRECIOSAS PARA O DIA A DIA

 

O livro aborda principalmente os requisitos do texto digital e as armadilhas mais comuns de quem usa as ferramentas da internet adotadas dentro das empresas, como emails, whatsapp, sms e skype.

As orientações tratam de formas de apresentação, uso de sinais gráficos, cuidado com o tom das mensagens, importância dos cumprimentos, formas de tratamento, necessidade de revisar e revisar. E claro, do bom uso da gramática.

Os ensinamentos vêm acompanhados de exemplos que não deixam dúvida sobre o tamanho dos tropeços. Ponto a ponto, a autora ensina como evitar as maiores armadilhas e a ser conciso, claro, simples e correto --as principais virtudes de quem escreve bem.
 
Um capítulo especial é dedicado aos famigerados relatórios, uma provação inescapável de quem trabalha com projetos e consultorias, por exemplo. Arlete mostra o caminho das pedras para tornar o trabalho mais objetivo e eficiente. E menos sofrido. 

SUA EXCELÊNCIA, O EMAIL

Como se constata ao longo do livro, a escrita ocupa grande parte do tempo de quem trabalha. E neste universo, o soberano continua sendo o email.

A autora cita dados da Pew Research Center, instituição de pesquisa de temas de interesse público. “O mundo corporativo depende tanto do email que cerca de 60% das pessoas usam os smartphones apenas para checar a correspondência.” 

Esta ferramenta ganhou peso de documento oficial – escreveu, valeu. Serve para apresentar a empresa e seus produtos e serviços, para discutir assuntos complexos, apresentar alguém à equipe, pedir informações, convidar para eventos, prospectar clientes, orientar fornecedores. Uma lista infindável de aplicações.
 
Todas comprovam a imensa utilidade do email. No entanto, há algumas para as quais a ferramenta têm brilho especial. Como define a autora, são as situações “saia justa”, das quais nenhum empreendedor escapa.

E por isso mesmo, merecem cuidados redobrados. São coisas como apresentar-se na fase de prospecção de negócio, comunicar notícias ruins, dizer ‘não’ a uma proposta e pedir desculpas. Veja alguns dos ensinamentos da autora:

Apresentar-se a um cliente em potencial – Momento assustador para muita gente, em especial empreendedores iniciantes ou tímidos, a abordagem por email pode ser a porta do céu ou do inferno.

No livro, a autora ensina como escrever um texto de apresentação capaz de despertar o interesse do leitor para conhecer melhor a empresa.

A partir de um modelo certeiro de quatro parágrafos, ela destrincha o papel de cada bloco, a começar pelo motivo de se estar enviando a mensagem.

“As pessoas têm muita dificuldade de falar com clareza sobre o seu negócio”, comenta. “Vejo textos em que não dá para saber o que o empresário está oferecendo e nem o que vou ganhar com isso.” Ela recomenda se colocar no lugar do leitor na hora de escrever e imaginar o que evitaria que você jogasse a mensagem direto na lixeira.  

Ser portador de más notícias – Anunciar por email um rompimento de contrato de fornecedor, o corte de um benefício da equipe, uma restrição de uso de rede social no ambiente de trabalho exige tato para não parecer arbitrário e, ao mesmo tempo, ser convincente sobre a necessidade da medida. Explicado com exemplos práticos no livro, a principal recomendação consiste em apresentar as razões logo de cara.

Dizer não sem se queimar – Recusar alguma coisa – proposta de negócio, aumento de salário, pedido do chefe - sem criar melindres ou fechar portas começa por pequenas sutilezas do texto.

A primeira recomendação, elogiar ou reconhecer a importância do pedido, tem o dom de desanuviar a mensagem. Depois, puxar para si, “com razões concretas e convincentes” o motivo da recusa  e não criticar o que é proposto, passa a ideia de que você está sentido em não poder aceitar. Ao mesmo tempo, neutraliza a possibilidade de insistência na proposta.
    
Desculpar-se de coração aberto – Seja motivada por uma mensagem de cliente com uma reclamação pesada ou um incidente causado por você, quando chega a 1hora de pedir desculpas por email, não basta ser sincero, precisa parecer sincero.

No livro, a recomendação propõe já começar por uma mensagem positiva que faça referência à solução do problema (já em andamento). A seguir, o pedido de desculpas, sempre num tom positivo.      

CAPRICHE NO CAMPO ASSUNTO

Segundo a recomendação do livro, se for para escolher um item para gastar tempo pensando, concentre-se na linha do assunto. Qualidade essencial: seja informativo para se destacar entre centenas de mensagens e não acabar na lixeira. Exemplos do livro:

Evite                                  Imite
Trabalho atrasado             Adiamento de entrega de dissertação
Reunião da diretoria          Reunião diretoria dia 2 de agosto
Problemas no telefone      Telefones mudos por duas horas
Pedido de informação       Pedido de informação sobre IR

 

Imagens: Thinkstock; Divulgação