Gestão

Desatar o nó da burocracia é o negócio da Serpac


Especializado em serviços paralegais, o escritório ajuda as empresas a dedicar mais tempo ao negócio do que à papelada oficial. Para isso, conta com a parceria entre a Junta Comercial e a ACSP


  Por Inês Godinho 03 de Fevereiro de 2016 às 16:00

  | Jornalista especialista em sustentabilidade e gestão, a editora atuou no Estadão, na Editora Abril e na Folha de S. Paulo


 

Em 2007, Alexandre Nogueira vislumbrou a oportunidade de criar um negócio próprio. Funcionário desde a adolescência do escritório de advocacia paulistano Pinheiro Neto, um dos maiores do país, acompanhava o processo de renovação vivido pela banca, simbolizada pela saída da tradicional sede no centro da capital para um prédio suntuoso na região dos Jardins.

Com 22 anos como funcionário, já formado em direito e contabilidade, Nogueira cuidava de uma área de apoio vital para as atividades do escritório, porém fora do coração do negócio, os serviços paralegais.

No mercado de trabalho jurídico, trata-se de providenciar tudo aquilo que faz parte do cipoal burocrático continuamente alimentado pelo Estado e um dos grandes desgostos da vida dos brasileiros, em especial os empresários.

RAFAEL FILHO (QUARTO À DIREITA) E ALEXANDRE NOGUEIRA (SEXTO) ENTRE OS SÓCIOS DA SERPAC

A proposta apresentada por Nogueira e mais dois colegas, de terceirizar os serviços com a criação de uma empresa independente, foi aceita de pronto pelos sócios do Pinheiro Neto. A Serpac PL se tornou um dos primeiros escritórios especializados exclusivamente em serviços paralegais no país. 

Hoje, a firma tem parcerias com os principais escritórios de advocacia e de contabilidade e atende centenas de empresas, sendo 70% multinacionais. Passou incólume pelas dificuldades de 2015 e iniciou 2016 com a ampliação da carteira.
 
O campo de atuação da Serpac pode ser considerado à prova de crise e continuará promissor no longo prazo. Enquanto o Brasil permanecer refém da burocracia, as empresas e as pessoas buscarão terceirizar estas tarefas e assim ter mais tempo e esforço para dedicar ao que é importante no negócio. 
 
ORDEM NO CAOS

“Nossa atividade cuida da parte administrativa dos processos de regularização de empresas”, explica Nogueira. “Estamos situados entre a atuação legal e a contábil, e ajudamos as duas pontas. Precisamos ser multidisciplinares para entender as minúcias da legislação brasileira e acompanhar a constante mudança de regras.”
 
O conceito escolhido pelos sócios para definir a missão da nova empresa explica o diferencial do serviço de forma cristalina: “Nosso compromisso é solucionar toda problemática gerada pelos órgãos públicos com rapidez, eficiência, transparência e ética.”

Providenciar documentos, registros, licenças e certidões para a abertura ou fechamento de empresas, e verificar se não há empecilhos na Receita Federal ou prefeituras, por exemplo, constitui uma das principais tarefas do segmento. Mas não só isso.

Quem já passou pela experiência de abrir empresa, mesmo pequena, sabe como pode ser desgastante. Contudo, quem mais procura os serviços paralegais são empresas estrangeiras interessadas em se instalar no Brasil - e sujeitas a exigências burocráticas ainda mais rígidas.
 
Se os brasileiros sofrem com a burocracia, para os estrangeiros é coisa de outro planeta. Encontrar alguém que cuide disso com dedicação e lisura, aos olhos de muita gente, deveria ser motivo de canonização.  

BOM COMEÇO

A empresa surgiu já com uma equipe de experts. Nogueira e os dois sócios praticamente transferiram o departamento inteiro da Pinheiro Neto para a nova empresa. Foram 19 profissionais em São Paulo e cinco na filial carioca. Hoje, são 50 e 10, respectivamente, liderados por seis sócios. 

O surgimento da empresa levou vários grandes escritórios a desativar o que faziam e a transferir os serviço para a Serpac. Passados sete anos, continua sendo um segmento com alta barreira de entrada, e onde atuam poucos concorrentes. 
 
“Exige especialização e toma muito tempo”, disse Nogueira. “Fica oneroso para os escritórios manter uma equipe só para cuidar disso. Com uma empresa exclusiva, se ganha escala.”

Mesmo tendo um começo privilegiado, com equipe pronta e carteira de clientes montada, a Serpac viveu os percalços de toda empresa iniciante. Os sócios tinham grande conhecimento técnico, mas pouco traquejo administrativo, mesmo com tantos contadores entre eles. 

“Fizemos muitos cursos para aprender o dia a dia da gestão”, lembra Nogueira. Uma divisão clara de funções entre os sócios ajudou. Um dos pontos mais difíceis foi definir a precificação; pioneiros, tiveram que inaugurar a métrica do mercado. Atualmente, a cobrança se faz por uma tabela para os serviços avulsos ou custo/hora. Os clientes recorrentes fazem contratos com um fee mensal. 

O cordão umbilical com o escritório Pinheiro Neto pôde ser cortado após um ano, e foi feito de forma natural, segundo Nogueira. E em menos de dois anos, a Serpac começou a ter o reconhecimento do mercado e a se tornar uma marca conhecida entre as empresas.

“Em nossa área, a conquista de clientes se faz com a recomendação de quem atendemos”, disse Nogueira. “O marketing do segmento se sustenta em comprometimento, pontualidade e compliance.” 

CLIENTES FIÉIS

A estabilidade do modelo da Serpac, visível em momento de crise como o atual, está na receita recorrente, na pulverização da carteira e na diversidade de perfil da clientela.

O escritório atende empresas de diversos tamanhos, representadas ou por escritórios ou pelo departamento jurídico interno.
 
Da totalidade de clientes, de acordo com Nogueira, 50% têm contrato anual e renovável, e 40% utilizam com constância os serviços do escritório. Há uma baita previsibilidade nas receitas. Cerca de 70% da carteira é constituída por empresas estrangeiras, entre as quais algumas das maiores operações de multinacionais no país.

A movimentação de estrangeiros não acontece apenas pelo lado de abertura de empresas. Há um grande número de fusões e incorporações em que a Serpac cuida dos bastidores da documentação. Tarefa estressante que envolve prazos rígidos - um descuido pode causar um prejuízo milionário.

Há duas implicações em termos de gestão. Ter uma equipe adaptada a esse ritmo e um controle rígido do caixa. “Nossa trabalho envolve muito desembolso adiantado para cobrir taxas”, conta Nogueira.
 
Para manter a conciliação dos pagamentos, o escritório desenvolveu um programa sob medida de gestão financeira da firma, no qual cada cliente tem sua conta.

Os acertos e cobranças são automáticos. Um sistema semelhante monitora os prazos de cada uma das certidões e obrigações de cada cliente, o que protege da perda de prazos, terror dos advogados. 

EQUIPE FORMADA EM CASA

Nos Estados Unidos e Canadá, mesmo tendo uma burocracia civilizada, o paralegal é uma atividade regulamentada que se aprende na faculdade.

As especificidades do segmento e a falta de formação especializada levaram os sócios a criar um sistema próprio de capacitação. De acordo com Rafael Filho, um dos sócios mais jovens, eles dão preferência a ensinar o ofício no dia a dia. E incentivam a formação em direito ou contabilidade assumindo o financiamento de 50% do curso. 

Como parte do plano de carreira, reconhecimento do bom trabalho prevê a promoção como sócio. “Desde que montamos o escritório”, explica Nogueira, “tínhamos a ideia de reconhecer quem se destaca.” Dos seis sócios atuais, quatro passaram por esse processo.

Um ponto crítico na formação da equipe, explica Rafael Filho se refere à ética. “Seguimos procedimentos rigorosos de compliance, dentro e fora do escritório. Trabalhamos com grandes empresas e não podemos criar situações de mal entendimento para elas, como oferecer vantagens para funcionários públicos. Credibilidade é o patrimônio da Serpac.” 

Para fortalecer a cultura do que ele chama de “absoluta lisura”, os funcionários são constantemente instruídos sobre a forma de se relacionar com servidores públicos. 

“Fora a parte técnica, precisamos preparar a equipe para entender o ritmo de trabalho”, explica. “Como todo serviço sujeito a prazos apertados, a exigência é grande em termos de flexibilidade e comprometimento.” Além do turno de 7h às 20h, não é incomum sobrar trabalho para os fins de semana e madrugadas, especialmente para atender projetos de fusão e aquisição. 

AGILIDADE DA JUNTA COMERCIAL

Com este ritmo de demanda, contar com atendimento ágil nos procedimentos faz toda a diferença. Para encaminhar os processos de regulamentação de empresas, a Serpac usa os serviços da Junta Comercial do Estado de São Paulo (Jucesp) que funciona em parceria com a ACSP, da qual é associado.
 
“A representação da Jucesp na associação se destaca pela maior rapidez em atender nossas necessidades e também por se manter mais próxima”, disse Nogueira Isto significa, segundo ele, estar mais aberta para discutir exigências processuais com os associados e possibilitar um acesso mais rápido às informações legais. São qualidades essenciais para quem usa os serviços da junta com a intensidade da Serpac.

De acordo com Othavio Parisi, superintendente comercial da ACSP, a organização dos serviços prestados pela associação na junta comercial tem como objetivo principal “simplificar a vida dos clientes associados. Trata-se do maior escritório regional da Jucesp, com 11 mil atendimentos/mês”.

Além de oferecer a capilaridade das 15 distritais da ACSP, a representação da junta também tem entre seus serviços uma parceria com a Receita Federal para orientar os associados em questões fiscais. 

Mesmo sem sofrer as conseqüências da crise no negócio, a Serpac conhece bem o que se passa com seus clientes. “Houve uma diminuição de demanda de alguns serviços, outros são adiados, quando é possível”, disse Nogueira. Em compensação, o escritório conquistou novos clientes. 

Embora não tenha um trabalho ativo de captação de clientes, o escritório planeja investir em 2016 em um esforço para tornar a atividade paralegal mais conhecida, o que indiretamente beneficia a empresa. 

Imagem: Thinkstock