São Paulo, 24 de Maio de 2017

/ Gestão

Como a tecnologia pode tornar sua empresa mais eficiente
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Um dos pioneiros na implementação da nota fiscal eletrônica no Brasil, Tibério Valcanaia está à frente de empresas especializadas em desenvolver sistemas de gestão online que ajudam o pequeno varejo a ser mais competitivo

Tibério Cesar Valcanaia começou cedo sua trajetória profissional no universo de softwares. Aos 16 anos, já atuava na área de TI. Graduado em ciências da computação, foi programador, analista de sistemas e gerente de projetos e serviços em grandes empresas. 

Como consultor, atendeu Bunge, Seara e Souza Cruz. Nesta última, participou de um projeto pioneiro em emissão de nota fiscal eletrônica. 

Em 2007, Valcanaia fundou a Inventti, especializada em desenvolver sistemas para emissão de documentos eletrônicos.

Com o foco na agilização e simplificação de processos fiscais, a Inventti atende mais de 15 mil clientes, entre eles grandes nomes do varejo, como Carrefour, Hering e Dudalina. 

A Inventti explorou novas oportunidades de negócios conforme a obrigatoriedade de emissão de documentos eletrônicos cresceu entre as empresas.

Em 2010, foi criada uma spin-off, chamada Myrp, sistema de gestão focado em pequenas empresas, que emite documentos eletrônicos e faz o gerenciamento financeiro e fiscal e o controle de vendas e de estoque de maneira online. 

“Os empreendedores precisavam de soluções de gestão para substituir as planilhas de Excel, que não suportavam mais as necessidades que o crescimento traz para as empresas”, afirma Valcanaia. 

O especialista em TI será um dos palestrantes do FE4 Fórum Empreendedor 2016, promovido pela Associação Comercial de São Paulo (ACSP) e o Diário do Comércio. As inscrições estão abertas.

Em sua palestra, na manhã da próxima terça-feira (18/10), Valcanaia abordará como as ferramentas online garantem segurança, agilidade e eficiência na gestão de pequenos negócios.

Leia a seguir os principais trechos da entrevista com Valcanaia.

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A VIDA ANTES DA DOCUMENTAÇÃO ELETRÔNICA 

O empresário viveu por décadas numa época baseada em papel. As empresas compravam rolos e rolos de formulários de nota fiscal. Havia várias vias. Uma era para o caminhoneiro, outra para a empresa de destino, mais uma para a contabilidade e outra para fins de fiscalização.

Toda essa papelada precisava ficar armazenada por cinco anos. Dependendo do porte da empresa, os arquivos ocupavam andares de um prédio, o que acarretava num alto custo. 

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VANTAGENS DOS ARQUIVOS DIGITAIS 

A partir de 2006, alguns setores foram escolhidos para começar a transição para a emissão de documentos fiscais eletrônicos.

Entre os primeiros setores com obrigatoriedade estavam os de bebidas e fumo. Em seguida, a obrigatoriedade foi expandida para os fornecedores, como fabricantes de tampas de garrafa e embalagens.

Usei o conhecimento que tinha adquirido nesses projetos pioneiros e fundei a Inventti, que é especializada em tecnologias para emissão de documentos eletrônicos. 

Os arquivos digitais trouxeram inúmeras vantagens.

O sistema eletrônico não aceita qualquer informação. Uma nota fiscal só é gerada se todos os campos estiverem preenchidos corretamente – o que reduz o risco de erros, que eram comuns na emissão em papel e poderiam ser interpretados como irregularidades tributárias.

O armazenamento dos arquivos é feito na nuvem, com sistema de busca que possibilita encontrar dados rapidamente – totalmente diferente dos arquivos físicos. 

Ao mesmo tempo, o contador não precisa fazer malote de documentos para fazer escrituração fiscal. 

O grande beneficiário foi o empresário, que teve redução de custo, mais segurança e comodidade para realizar as obrigações junto ao Fisco.

FUNCIONÁRIOS DA INVENTTI: DOCUMENTOS ELETRÔNICOS PARA SEGURANÇA E COMODIDADE DAS EMPRESA

COMO UM SISTEMA DE GESTÃO AJUDA UMA PEQUENA EMPRESA

Em uma pesquisa com mais de mil pequenas empresas, perguntamos quais recursos são utilizados na gestão do negócio. 38% responderam excel; 28% extratos bancários; 19% controles manuais e apenas 14% usam sistemas de gestão.

Ao mesmo tempo, 36% dos empresários armazenam os dados da empresa em computadores pessoais e 26% em escritório de contabilidade. 

A grande sacada de um sistema de gestão é integrar gestão financeira e fiscal e controlar vendas e estoque. Ao fazer uma venda, há reflexo no balanço, no estoque e em documentos fiscais.

Manter planilhas de contas a pagar, contas a receber e pedidos de clientes é ineficiente, trabalhoso e, ao inserir dados manualmente, há risco de erro. 

Os sistemas de gestão rodam na nuvem. Então, os dados podem ser acessados remotamente. Os softwares são atualizados constantemente para seguir corretamente as mudanças nas normas e leis tributárias. Assim, a tabela de obrigatoriedade de emissão de documentos eletrônicos está sempre atualizada, e o próprio programa emite a documentação.  

OS DESCUIDOS DO PEQUENO VAREJISTA 

Ainda observo que varejistas de pequeno porte descuidam do fluxo de caixa. Não consideram a base histórica de vendas para determinar as próximas compras – e acabam comprando itens que não têm demanda. 

VALCANAIA: ELIMINANDO ERROS

Muitos compram à vista e vendem a prazo. Uma hora, a conta não fecha. Sem ter um fluxo de caixa sob controle, é difícil tomar decisões de vendas, como a melhor hora de realizar promoções. 

Há também os erros com gestão de estoque. Mercadoria parada na loja é custo e não gera caixa. Sem dinheiro, o empresário tem que recorrer a antecipação de recebíveis no banco, que cobra juros altos. 

É preciso saber quais produtos têm mais giro e montar mix de produtos para alavancar as vendas dos itens com menor saída. 

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EXPECTATIVAS SOBRE O FÓRUM DO EMPREENDEDOR

Eventos costumam apresentar as novidades do mercado – e são elas que possibilitam fazer a diferença num mercado competitivo. O Brasil já começou a dar sinais que sairá da crise, a empresa que estiver mais preparada internamente sairá na frente quando a corrida acirrar.

Hoje, há soluções acessíveis de documentação eletrônica, serviços na nuvem e sistemas de gestão que dão mais eficiência à empresa e permitem que o empresário foque em estratégias de crescimento – como aumentar a rentabilidade e vendas e ganhar participação no mercado. 

A ACSP age em várias frentes: o Fórum do Empreendedor, além de tecnologia, abordará outros temas importantes, como marketing, área essencial para a empresa se comunicar bem com seu público. 

Acredito que o evento mostrará para o empreendedor como ser mais produtivo. 

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